Você já parou para pensar que a Reforma Tributária não começou pelo bolso, mas pelo papel? Ou melhor, pelo arquivo digital. Enquanto muitos empresários e contadores ainda discutem alíquotas e regimes, o Fisco já exige uma nova postura documental desde janeiro de 2026. E é justamente nesse ponto que reside o maior risco: não é o imposto que pega de surpresa, é a obrigação acessória mal cumprida. Por isso, entender o que já está em vigor se tornou indispensável. Este artigo aprofunda um aspecto essencial da reforma e foca nas exigências que já produzem efeitos práticos.
O Novo Cenário: Quando o Documento Fiscal Vira Protagonista
Antes de tudo, vale compreender a mudança de filosofia por trás da Reforma. O modelo antigo permitia ao contribuinte “declarar depois”. Havia, portanto, uma margem entre o fato gerador e o envio da informação ao Fisco. Essa margem funcionava como um colchão de segurança, imperfeito é verdade, mas reconfortante.
Agora, contudo, a lógica se inverteu. A Lei Complementar nº 214/2025, que regulamentou a Emenda Constitucional nº 132/2023, trouxe uma diretriz clara: registrar certo na origem. Isso significa que o documento fiscal eletrônico passou a ser a base imediata de apuração do IBS e da CBS. Em outras palavras, um erro de cadastro ou uma classificação fiscal equivocada produz efeito imediato, sem aquele fôlego que o sistema anterior ainda concedia.
Dessa forma, empresários e contadores precisam enxergar 2026 não como um ano de espera, mas como um ano de ação. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, publicado em dezembro de 2025, deixou isso evidente ao especificar quais documentos fiscais devem conter o destaque informativo da CBS e do IBS desde o primeiro dia do ano.
É como disse o profeta Isaías: “Prepara o caminho, aplaina as veredas.” Quem não se prepara agora, encontrará o terreno acidentado logo adiante.
O Que Já Está em Vigor: As Obrigações Concretas de 2026
Primeiramente, é fundamental saber que, desde janeiro de 2026, os contribuintes do regime geral devem emitir documentos fiscais eletrônicos com destaque da CBS e do IBS, individualizados por operação. Esse destaque, no entanto, tem caráter meramente informativo durante todo o ano de 2026 — ou seja, os valores destacados não compõem o total da operação e, assim, não geram recolhimento efetivo dos novos tributos.
Fique de olho: essa dispensa de recolhimento só se aplica aos contribuintes que cumprirem as obrigações acessórias corretamente. O artigo 348 da LC 214/2025 é categórico nesse sentido. Quem não emitir os documentos conforme as regras perde esse benefício de transição.
Os documentos fiscais que já devem conter o destaque incluem, entre outros, a NF-e, a NFC-e, a NFS-e, o CT-e, o CT-e OS, a NFCom, a NF3e, o BP-e e o BP-e TM. Cada um deles segue leiautes definidos em Notas Técnicas específicas, que já foram publicadas e precisam ser implementadas nos sistemas das empresas.
Além disso, surgiu uma nova obrigação acessória que merece especial cuidado: a Declaração dos Regimes Específicos, conhecida pela sigla DeRE. Essa declaração será integrada ao ambiente do SPED e destina-se a setores que operam sob regimes diferenciados de tributação, como instituições financeiras, planos de assistência à saúde, seguros, previdência e concursos de prognósticos.
Vale observar, porém, que a DeRE ainda está em fase de construção para alguns desses setores. Seus leiautes e datas de vigência serão definidos em atos conjuntos do CGIBS e da Receita Federal. Mesmo assim, a obrigatoriedade já está formalmente prevista, e o contribuinte deve acompanhar as publicações técnicas com regularidade.
Outro ponto relevante diz respeito às pessoas físicas. A partir de julho de 2026, aquelas que forem contribuintes da CBS e do IBS deverão se inscrever no CNPJ. É importante destacar que essa inscrição não transforma a pessoa física em pessoa jurídica, serve apenas para facilitar a apuração dos novos tributos. Ainda assim, trata-se de uma exigência concreta que afeta, por exemplo, proprietários com alta movimentação imobiliária.
O Período Educativo: Proteção ou Armadilha?
Muitos contribuintes se tranquilizaram ao saber que 2026 é considerado um “ano de testes”. De fato, o Ato Conjunto prevê um período em que não haverá aplicação de penalidades pelo preenchimento incorreto ou pela ausência de informações nos campos relativos ao IBS e à CBS nos documentos fiscais eletrônicos. Esse período se estende até o primeiro dia do quarto mês após a publicação dos regulamentos dos tributos.
No entanto, essa proteção não é incondicional. Para que o contribuinte goze dessa dispensa, ele precisa agir de boa-fé e demonstrar diligência no processo de adequação. Em termos práticos, isso quer dizer que ignorar as novas obrigações não será tolerado, ainda que as multas estejam temporariamente suspensas.
Por essa razão, recomendo fortemente que as empresas documentem cada passo do processo de adaptação. Caso o sistema de emissão de notas fiscais ainda não esteja atualizado por responsabilidade exclusiva do ente federativo, o contribuinte não será considerado inadimplente. Todavia, é prudente manter registros que comprovem a tentativa de cumprimento, uma espécie de seguro documental que pode evitar dores de cabeça no futuro.
Da mesma forma, as empresas optantes pelo Simples Nacional podem respirar com mais calma, pelo menos por enquanto. Essas empresas só precisarão destacar o IBS e a CBS em seus documentos fiscais a partir de 2027. Logo, em 2026, o regime simplificado permanece integralmente preservado para esse grupo.
Estratégia e Preparação: O Que Fazer Agora
Diante de tudo isso, a pergunta que ecoa em escritórios e departamentos contábeis é simples: por onde começar?
Em primeiro lugar, é necessário atualizar os sistemas ERP e de emissão de documentos fiscais. Os novos campos exigidos pelo IBS e pela CBS precisam estar configurados e testados antes que surjam problemas operacionais. Um ERP desatualizado não é apenas um incômodo, é um risco fiscal real.
Em segundo lugar, o acompanhamento das Notas Técnicas publicadas pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS precisa entrar na rotina da empresa. Essas publicações definem esquemas XML, tabelas de códigos fiscais e leiautes que mudam com frequência nesta fase inicial. Quem não acompanha, fica para trás.
Em terceiro lugar, e talvez o mais importante, é preciso investir em capacitação. Contadores, analistas fiscais e gestores financeiros precisam compreender a lógica do IVA Dual – a coexistência do IBS com a CBS – e a forma como as obrigações acessórias alimentam o novo Motor de Cálculo do Fisco. A era do “registrar certo na origem” demanda competência técnica redobrada.
Por fim, vale reforçar que 2026 é o ano em que o sistema sai da teoria e ganha vida prática. As alíquotas de teste – 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS – podem parecer simbólicas, porém as exigências acessórias que as acompanham são rigorosas. O valor pago a título de CBS e IBS será compensado do PIS e da COFINS, de modo que o desembolso total não aumenta. Entretanto, a complexidade operacional cresce significativamente.
Conclusão
A Reforma Tributária não começou com uma revolução de alíquotas. Começou, na verdade, com uma revolução silenciosa, a das obrigações acessórias. Em 2026, o contribuinte que enxergar apenas os números perderá de vista o verdadeiro desafio: a adequação documental e tecnológica que o novo sistema impõe desde o primeiro dia.
O caminho prudente, portanto, é agir com antecedência, investir em atualização e tratar este período de transição como uma oportunidade de reorganização fiscal. Afinal, quem domina a obrigação acessória domina, em boa medida, o próprio tributo.
Se você deseja aprofundar a compreensão sobre os impactos da reforma no seu negócio, conheça também nosso conteúdo sobre a Reforma Tributária na Importação e Exportação.
Sua empresa está preparada para as novas obrigações?
Cada negócio possui particularidades que exigem uma análise cuidadosa. A adequação aos novos documentos fiscais, à DeRE e às exigências do IBS e da CBS não segue uma fórmula única, depende do regime tributário, do setor de atuação e da estrutura operacional de cada contribuinte.
Por isso, oferecemos uma consulta personalizada para avaliar a situação específica da sua empresa diante das obrigações que já estão em vigor. Juntos, podemos identificar riscos, corrigir lacunas e traçar um plano de conformidade sob medida.
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